「東京しごとセンター」のヤングコーナーでは、採用・育成ご担当者、経営者向けの採用・育成ノウハウを学ぶセミナーや、若手社員向けに職場定着につなげるための講座等を随時開催しています。

今回は、若手社員の職場定着を目的とした「ビジネス力UP講座」のセミナーレポートです。社会人に必要なビジネスマナーやコミュニケーションスキルを向上させるために参考となるお役立ち情報が満載です。

●ビジネス力UP講座とは
都内中小企業等の入社3年以内の若手社員を対象に、社会人基礎力から仕事の応用力まで、段階的に力がつくプログラムを実施しています。若手社員の人材育成や、職場定着の一環として、ぜひ、ご活用ください。

ビジネス力UP講座　入社２~３年目の正社員対象
基礎編：頼られる存在になる！「仕事の進め方」
2日目：「時間管理と優先順位」

業務をスムーズに進めるために身につけておきたいのが時間管理と業務に優先順位をつけるスキルです。この講座では、それぞれのスキルの必要性を説明するだけでなく、実践方法について伝えていきました。

業務効率を上げる時間の使い方の基本

1．時間管理の重要性
2.  時間管理の基本的な手順
3．優先順位のつけ方
4.  計画通りに業務をすすめるコツ

1．時間管理の重要性

皆さんの会社に、いつも仕事に追われている、納期を守ることができない、残業が多い、といった課題を抱えている若手社員はいませんか。原因として、仕事を理解していない、そもそもの仕事量が多いといったことも考えられますが、時間管理に問題があるかもしれません。言うまでもありませんが、社会人にとって時間管理は必須のスキルです。決められた時間内に仕事ができるのはもちろんですが、業務の全体像を把握して優先順位をつけながら効率良く業務を進めることができる「時間管理スキル」を身につける必要があります。

2．時間管理の基本的な手順

講座では、実際に自分の業務におきかえて時間管理の基本的な手順を学んでいきました。講座で取組んだ手法を紹介します。是非、皆さんも実施してみてください。

１週間の時間管理法
週末の退社前に来週一週間のやるべき業務を書きだします。その業務にどのような段取りや準備が必要か考えながら工数を見積もり、業務に優先順位をつけ、１週間のスケジュールに落とし込んでいきます。
そして、週明けの最初の業務として、今日やるべきことを確認し、スケジュール通りに行動する。急な業務が発生したら、工数を見積もり、優先順位をつけてスケジュールを修正します。

3．優先順位のつけ方

優先順位のつけ方には様々な方法がありますが、講座では、重要度と緊急度から順位づける方法を伝えました。まずは、今、自分が抱えている業務を重要度の大・小、緊急度の大・小で振り分けます。そこから、重要度と緊急度ともに高いものから業務を取組んでいく、重要度と緊急度が低い業務は優先順位を下げたり、作業に要する時間を短縮するというふうに、順位づけていきました。このように何を優先するかを明確にすることで、順位をつけやすくなります。

4．計画通りに業務をすすめるコツ

いくら時間管理を徹底しても、イレギュラーな事態が発生したり、周囲の状況も変化します。そのような状況の中で、計画通りに業務を進めるためにはどうしたらよいでしょうか。下記の２つの方法をお伝えしました。

臨機応変に対応する
予定外のことが起きても、冷静に計画を見直し、対応できない場合は上司に相談する等、臨機応変に問題解決に努めることです。

計画に余裕を持たせる
100%の計画を立てるのではなく、予定通りにいかないことを想定して工数にバッファを持たせた計画を立てましょう。

育成担当者に伝授します！　教え方のポイント

時間管理スキルを身につけてもらうためには、若手社員に時間管理と業務に優先順位をつけて取り組むことの、重要性を理解してもらうことからはじめましょう。そして、実際に自身の業務を書きだし、どのような業務をどのくらいの時間でどの程度の重要度や緊急度があるか、また、イレギュラーな事態が発生した時はどのような対応をするのか、これらを再確認しながら、スケジュールに落とし込んでいくように促しましょう。

【講師】齋藤 ただし 氏
米国CCE, Inc.認定GCDF-Japanキャリアカウンセラー
未就職者および就労者向けに講義・講演の講師、研修プログラム作成、
キャリアカウンセリングといった状況に合わせた形での⽀援事業を⾏う。
専⾨分野は、気づき気づかせ、⾏動に繋げる講座進⾏。
独⾃講座スタイルは、「本⼼への投げかけによる⾃⼰認識と⾏動変容への導き」