2016/04/22   

苦手でも就活には必要! 電話のかけ方・受け方

電話は、就職活動だけでなく「実務」でもかかせない

みなさん、特に学生の方の中には、電話を使う機会が少なく、「苦手だから電話で話したくない」、「電話は嫌い」と感じる方も多いのではないでしょうか?

しかし、残念ながら就職活動において「電話」は主要な連絡手段の1つになっています。また、社会に出ると電話応対はますます欠かせないものになっていきます。社会人経験がある方でも、新入社員研修で教わったけど自信が持てないまま、という方も多いと思います。

そんな、就職活動や実務においてかかせない「電話」について、就職活動を通じて苦手意識を克服していきませんか?

電話の受け方

まずは「電話の受け方」について、相手に失礼を与えないような正しい手順を確認していきたいと思います。

かかってきた電話に出る

応募した企業の電話番号を登録してあったとしても、就職活動中は不明な番号から、時には非通知でも電話がかかってくることがよくあります。

誰かわからない電話には出ない、というポリシーは、普段は身を守るために大切なことでもありますが、就活中は非通知や不明な番号であっても出るようにしましょう。

会社の回線の都合上、非通知で表示されてしまうことは多々あります。また、採用担当部署の番号が、代表番号と異なることも多いですし、担当者が携帯電話で連絡してくることもあります。

なお、できるだけ早く電話に出ることも重要で、長くても10コールくらいで切れてしまうことが多いです。せっかくの機会を逃したり、印象を損ねてしまったりすることはとても勿体ないので、かかってきた電話にはためらわず出るようにしましょう。

名乗る

つながったら、まず「はい、○○です」とこちらから名乗りましょう。声はいつもよりはっきりと、高めのトーンを心がけると相手にとって聞き取りやすく、印象を損ねません。

用件を確認する

企業の担当者から用件が伝えられたら、自分が聞いた内容が合っているかを確認するため、日付、時間、場所など、大切な事項は復唱をしましょう。もちろんその場でメモを残しておくことも忘れないようにしましょう。

通話を切る

「ありがとうございました」、「失礼いたします」などの丁寧なご挨拶をした後も油断しないようにしてください。相手が切るのを待ってから切るようにすることで、相手に不快な印象を与えてしまう可能性をしっかりと絶つことができます。会話と挨拶が終わり、相手が電話を切ったことを確認した上で切るような習慣を心がけましょう。

電話のかけ方

企業からの不在着信があり、折り返しの電話を入れるケースが最も多いのではないでしょうか。就活中は不明な電話番号でもそのままにせず、かけ直しましょう。採用・不採用の連絡以外にもさまざまな用件が考えられます。

また、留守番電話に伝言が残っていないか、気にかけるようにしてください。不在着信となった場合、電話の代わりにメールが届いていることもありますので、そちらのチェックも行うようにしましょう。

かける時間帯

一般的な企業の場合、平日の14時~18時が適当とされています。
社会人にとって、午前中は何かと忙しいことも多く、お昼休みの時間帯は避けた方が良いかも知れません。基本的なマナーとしては、その企業の営業時間、業務内容、電話をかける用件などを総合的に考慮して、なるべく多忙な時間帯を避けるようにしましょう。

電話をかける

相手が出たら、まずは挨拶をし、自分の名前を伝えます。
次に、不在着信の折り返しであれば電話があったことと、話したい相手の名前を伝えます。話したい相手が出るとは限らないので、注意が必要です。

例えば、以下のように話すと、相手にとって違和感がありません。

「お忙しいところ申し訳ございません。貴社の求人に応募しております○○(※)と申します。先ほどお電話をいただいたのですが、採用ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか?」
※学生の方は大学名も名乗りましょう。

話したい相手が電話口に出たら

電話口に話したい相手が出たことが確認できたら、以下のように話し出すようにしましょう。
「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○と申します。先ほどお電話をいただいていたのですが不在にしており申し訳ございません。」と切り出すとスムーズに会話が進みます。

相手が不在の場合

「何時頃のお戻りのご予定でしょうか?改めてこちらからご連絡を差し上げます。」と伝えるようにしましょう。

戻ると言われた時間付近にかけることができない場合は、「○時頃にお電話差し上げたいのですが、よろしいでしょうか」と確認してください。

戻り時間がわからない、またはこちらからかけます、と言われた場合は、お礼を言って名前と電話番号をもう一度伝えましょう。ただし、相手から電話をもらってもまた出られない可能性が高い場合は、「こちらからおかけいたします」と言って、かけ直すようにしてください。

お互いに不在が続きなかなか連絡が取れない、または夜しか電話できない状態のとき

企業の担当者と直接電話で話すことがどうしても難しい場合や、その日のうちに不在着信に気付かなかった場合は、どうしたら良いか困ってしまいますよね。そういった場合は、メールで、連絡がつかなかったお詫びを添えて用件を尋ねると良いでしょう。

みなさんへのメッセージ

電話が苦手なために、確認したいことがあってもできなかったり、遅刻や選考辞退の連絡が遅れてしまったりすると、就活自体にも不利になりますし、相手の企業にも迷惑がかかります。最初は緊張するかもしれませんが、早めに慣れておいて損はありません。

東京しごとセンターでは、こうした電話の応対を始め就活に役立つビジネスマナーを、ロールプレイングを交えて身に付けるセミナーも開催しています。実践練習しておくと、いざ本番になったときにも心強いですよ。それでは、みなさんの就職活動がうまくいくように、応援しています。

編集部のコメント

いかがでしたか?今回のコラムでは、就職活動や転職活動にはかかせない「電話」に関する基本的なマナーについて、東京しごとセンターのアドバイザーに解説してもらいました。

東京しごとセンターは、公共性の高い無料のサービスで、一人ひとりに対して民間企業ではできない手厚い就業支援を無料で行っています。ビジネスマナーに関する情報は以下のページでご紹介しており、他にも様々な講座やセミナーがありますので是非活用してみてくださいね。
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