履歴書や職務経歴書などの企業に提出する応募書類の作成は、慣れないうちは苦労するものです。
作成したことがある人であっても、迷ったり悩んだりすることは多いでしょう。
ここでは、応募書類の作成でやってしまいがちな「ありがち失敗例」と、失敗しないための対策方法をご紹介します。
「やりがちな失敗」はなぜ起こるか
採用担当者の気持ちを考えた書類作成を
応募書類、特に職務経歴書は、フォーマットが自由であるがゆえに、何をどう書けばいいのか悩んでしまうでしょう。企業に提出する職務経歴書は、見方を変えると応募者自身の魅力を伝える「商品企画書」。だからこそ、作成時は力も入りますし、いろんな情報を盛り込みたくなります。
ただ、それが逆にあなたの魅力を伝えにくくしていたり、場合によっては評価を落としてしまったりすることもあるのです。そうなると、あなたの熱意とはうらはらに、残念ながら面接に呼んでもらえません。それはすごくもったいないですよね。
中には知らず知らずのうちに印象を悪くするようなうっかりミスをやってしまっている場合もあります。そうならないよう、事前に注意しておきたいポイントを頭に入れておきましょう。
よくある失敗例と対処法
●たくさん書かれていて、とにかく長い
職務経歴書は自分の職歴や実績、スキルなどをアピールするものです。過去にどんな仕事をしたのか、どんな活躍をしてどんな評価をされたのかを詳しく書きたいところではありますが、だからと言ってあまりにも長すぎるのは逆効果です。
アピールできることや伝えたいことがたくさんあるのはいいことですが、長すぎると最後まで読んでもらえなかったり、情報が多すぎるがゆえに大事なことが伝わりにくく、印象にも残りません。
情報をコンパクトにまとめることも1つのスキルであり、採用担当者はそこも気にしています。「細かい部分は面接の場で説明する」というつもりでも構いませんので、職務経歴書にはどうしても伝えたい大事なことだけを簡潔に書き、トータルで1〜2枚にまとめましょう。
また、パッとみたときの印象も大事です。文字がびっしり並んでいると、採用担当者は読む前に疲れてしまいます。内容ごとに3〜5行くらいにまとめ、改行したり、1行空けたり、見出しをつけたり、目立たせたい部分は太字にしたりと、ほどほどにメリハリをつけると効果的です。
文章が長く、読みにくい
コンパクトに情報を詰め込もうとするあまり、1つの文が長くなってしまったり、経験が少ないために書くことが足りず、それでもスペースを埋めようとダラダラと長く書いてしまうケースがあります。それは特に、ビジネス文書を書き慣れていないアルバイトや第2新卒の人に多いようです。
一文が長いと読みにくいだけでなく、内容が頭に入りにくいと言われ、結果、印象に残りにくくなります。読む方もうんざりしてしまい、最後まで読んでもらえないことも。そうならないためにもできるだけ文章は短く、簡潔にまとめましょう。体言止めで書くのがおすすめです。
●経験や実績が誇張されている
例えば、入社して日が浅いにも関わらず「新規プロジェクトを成功に導いた」などと書いてあったら、採用担当者は「本当だろうか？」と思うはず。本当にそのような経験があるならきちんと伝えれば問題はありませんが、あたかもリーダーを務めたような表現をしたり、自分一人でやったような誇張表現は逆に印象を悪くします。
アシスタントやメンバーの一員として任されたことがあったのであれば、それをきちんと伝えればいいわけですし、与えられた業務範囲の中で自分なりに頑張ったことを書けば問題ありません。これはアルバイトであっても同じです。
面接時に突っ込まれた際に説明できなければ意味がありませんので、明らかにわかる嘘や、必要以上に話を盛り過ぎるのはやめましょう。
●自己PRの表現がありきたり
業界や職種にもよりますが、最近の傾向として多くの企業で「コミュニケーション能力が高い」「前向き」「自主性がある」「お客様に寄り添える」といった人を求める傾向にあります。だからといって、自己PR欄にそれらを並べて書くだけではまったく説得力がありません。
大事なのは、きちんと自己分析したうえで、具体的なエピソードを交えて書くこと。そうでないと説得力がなく、担当者の心にも響きません。
●レイアウトが悪く、読みにくい
職務経歴書は書式が自由だからこそ、注意が必要です。あまりにも自由すぎるレイアウトでは、読みにくくなってしまいます。書きやすさを優先するのではなく、「読みやすさ」を考えて作成しましょう。
自分自身で一からレイアウトを作成しても良いですが、インターネット上で紹介されている見本を参考にしたり、中にはダウンロードできるフォーマットもあります。自分自身のキャリアを説明するのに適したものを見極め、自分らしくまとめてみましょう。
採用担当者はたくさんの応募書類に目を通します。目を引くものにする工夫も大事ではありますが、まずは「読みたい」と思ってもらえる書類作成を心がけましょう。
●取引先の実名など企業秘密が書かれている
仕事内容を具体的に書こうとするあまり、ついついプロジェクトの詳細な内容など、企業秘密に関わるようなことを書いてしまったら大変なことになります。情報漏洩に対する意識が低いのでは？という印象を与えてしまいます。
取引先の具体的な社名なども同様で、できるだけ避けた方がいいでしょう。「大手ITメーカー」など業界や規模、社数などにとどめておくといいでしょう。
●評価やもらっている賞のレベルがわからない
たとえば「社長賞を受賞」とあっただけでは、採用担当者はその仕事がどれくらい評価されたものなのかが想像できません。10人中の半分以上がもらえるものなのか、数百人いる中でほんの数人しかもらえないものなのかでは、評価の意味合いも変わってくるものです。
仕事の評価について書く場合は、「何人の中から何人程度が受賞できる」など数字で示したり、「どういう理由で評価されたのか」もきちんと添えておくと、採用担当者もわかりやすいでしょう。
担当者が知りたいのは受賞した事実ではなく、「成果を出すためにどんな努力ができる人なのか」なのです。
●職務内容と関係ない実績やスキルばかり書かれている
いくらやる気をアピールしたいからといって、応募する職種と関係ない実績やスキル、資格ばかり書くことは逆効果。採用担当者は「この職種でどれだけ活躍してくれそうか」を判断したいので、的外れに見えてしまい、「募集要項を理解しているのか？」と不安に思うでしょう。
異業種にチャレンジする場合、経験やスキルがそのまま生かせないのは仕方がありません。逆に生かせそうなところを探し、貢献できる部分をしっかり強調することで、意外とやる気は伝わるものです。
まとめ
ちょっとした失敗、ミスであっても、それがきっかけで採用担当者は想像以上に不安になったり、「この応募者とは会いたくない、一緒に働きたくない」と思われたりしてしまうことがあります。
ついついやってしまいそうな失敗も、あらかじめ気をつけておけば回避することができます。
ぜひ今後の応募書類の作成に役立ててみてくださいね。
